Gli inizi della piattaforma


All’inizio era AlgoTool, un applicativo sviluppato da Algoritmo srl molti anni fa che consentiva, contemporaneamente, la gestione del processo documentale, l’identificazione dei progetti e delle risorse adeguate, la gestione amministrativa e l’elaborazione dei dati per effettuare le analisi dei costi.

Era il 2002 e forte era l’esigenza di avere uno strumento che consentisse di semplificare il workflow e, al tempo stesso, che consentisse di rispettare le norme sul controllo della qualità. Risale a quel tempo l’idea di utilizzare i codici merceologici come strumento per classificare progetti e risorse ma anche per gestire la qualità. Grazie al solo AlgoTool, i project manager potevano analizzare il progetto prima dell’avvio, selezionare le risorse migliori e seguire l’avanzamento dei lavori.

AlgoTool ci ha seguito per molti anni consentendo di ottenere ottime performances. Però… nel corso degli anni la complessità dei progetti è aumentata, conseguentemente sono cresciute le criticità del flusso di lavoro e parallelamente sono nati nuovi strumenti di comunicazione e condivisione che ci hanno portato a pensare ad un nuovo strumento, in grado di superare le difficoltà di gestione del workflow.

Prima della nascita di KENN-Bee® abbiamo focalizzato la nostra attenzione sulle nuove criticità del processo documentale:

  • coordinamento di un numero elevato di attori, dai traduttori agli impaginatori con numerose sovrapposizioni funzionali;
  • gestione dei flussi informativi lungo tutto il processo;
  • gestione dei flussi cognitivi, dove si evidenzia sempre un’elevata dispersione di conoscenza e di know-how.

Conseguentemente, anche analizzando i tool disponibili sul mercato, abbiamo capito che, al di là delle caratteristiche dei singoli applicativi utilizzati, la maggiore criticità sta nell’integrare il prodotto utilizzato nel contesto operativo. Per questa ragione abbiamo pensato a una piattaforma nuova, in cui il workflow può essere gestito in trasparenza e con la consapevolezza di tutti gli attori. Il contesto comunicativo aperto, infatti, consente di ridurre le dispersioni cognitive e rafforza sensibilmente la consapevolezza del contesto in cui si opera. L’elaborazione della conoscenza e il suo trasferimento rappresentano processi complessi: la piattaforma consente di semplificare tali processi e di integrare i sistemi esistenti, già in uso. L’obiettivo è creare un ambiente comune, intuitivo e semplice, in cui è facile raccogliere e utilizzare le informazioni: nasce KENN-Bee®.

UNA PIATTAFORMA PER LA GESTIONE DEL WORKFLOW E DELLA CONOSCENZA

KENN-Bee® permette di visualizzare sia il processo documentale che gli attori che operano nel progetto. Le funzioni di comunicazione sono delegate a dei blog specifici per progetto in modo da rendere intuitivi gli scambi di informazioni senza disperdere la conoscenza. Un sistema di cloud consente di archiviare in modo ordinato i materiali, con un vantaggio sia per le risorse linguistiche del progetto che per i clienti, che hanno a disposizione un deposito di informazioni e documenti sempre aggiornato. Un’altra caratteristica importante di KENN-Bee® è l’area di elaborazione e visualizzazione dei dati. Utilizzando i dati economici, tecnici e linguistici dei progetti, infatti, il cliente può tenere sotto controllo i costi, verificare l’avanzamento dei progetti in corso e tracciare costantemente le risorse utilizzate per il progetto. Ma i vantaggi delle funzioni di visualizzazione dati non finiscono qui: infatti il cliente utilizzando le funzioni di elaborazione avanzate può effettuare lo screening dei costi per prodotto, area geografica, qualità ottenuta, ecc. e ottenere indicazioni su quali sono le migliori strategie future di investimento per quanto riguarda la gestione documentale.

KENN-Bee® è anche una piattaforma che permette una gestione e una comunicazione trasparenti. Trasparenza del workflow, trasparenza delle risorse, trasparenza dei costi. 

Appartiene alla nostra idea di trasparenza anche un altro concetto che ci è caro: la system integration. Le soluzioni sviluppate dal cliente richiedono il massimo rispetto. Possono essere cambiate, se le condizioni lo richiedono, oppure trasformate, ottimizzate e, soprattutto integrate. L’introduzione di cambiamenti drastici nello scenario di lavoro comporta sempre ripercussioni pesanti, talvolta negative. Studiare con attenzione la strategia di cambiamento e ottimizzazione è fondamentale. Riteniamo che KENN-Bee® consegni a tutti gli attori un ambiente di lavoro ordinato, semplice pur consentendo di svolgere analisi e ricerche complesse.