All’inizio era AlgoTool, un applicativo sviluppato da Algoritmo srl molti anni fa che consentiva, contemporaneamente, la gestione del processo documentale, l’identificazione dei progetti e delle risorse adeguate, la gestione amministrativa e l’elaborazione dei dati per effettuare le analisi dei costi.
Era il 2002 e forte era l’esigenza di avere uno strumento che consentisse di semplificare il workflow e, al tempo stesso, che consentisse di rispettare le norme sul controllo della qualità. Risale a quel tempo l’idea di utilizzare i codici merceologici come strumento per classificare progetti e risorse ma anche per gestire la qualità. Grazie al solo AlgoTool, i project manager potevano analizzare il progetto prima dell’avvio, selezionare le risorse migliori e seguire l’avanzamento dei lavori.
AlgoTool ci ha seguito per molti anni consentendo di ottenere ottime performances. Però… nel corso degli anni la complessità dei progetti è aumentata, conseguentemente sono cresciute le criticità del flusso di lavoro e parallelamente sono nati nuovi strumenti di comunicazione e condivisione che ci hanno portato a pensare ad un nuovo strumento, in grado di superare le difficoltà di gestione del workflow.
Prima della nascita di KENN-Bee® abbiamo focalizzato la nostra attenzione sulle nuove criticità del processo documentale:
- coordinamento di un numero elevato di attori, dai traduttori agli impaginatori con numerose sovrapposizioni funzionali;
- gestione dei flussi informativi lungo tutto il processo;
- gestione dei flussi cognitivi, dove si evidenzia sempre un’elevata dispersione di conoscenza e di know-how.
Conseguentemente, anche analizzando i tool disponibili sul mercato, abbiamo capito che, al di là delle caratteristiche dei singoli applicativi utilizzati, la maggiore criticità sta nell’integrare il prodotto utilizzato nel contesto operativo. Per questa ragione abbiamo pensato a una piattaforma nuova, in cui il workflow può essere gestito in trasparenza e con la consapevolezza di tutti gli attori. Il contesto comunicativo aperto, infatti, consente di ridurre le dispersioni cognitive e rafforza sensibilmente la consapevolezza del contesto in cui si opera. L’elaborazione della conoscenza e il suo trasferimento rappresentano processi complessi: la piattaforma consente di semplificare tali processi e di integrare i sistemi esistenti, già in uso. L’obiettivo è creare un ambiente comune, intuitivo e semplice, in cui è facile raccogliere e utilizzare le informazioni: nasce KENN-Bee®.