Bereits vor vielen Jahren wurde bei Algoritmo srl eine erste Applikation zur Arbeitsprozessoptimierung entwickelt und eingeführt: AlgoTool. Neben der Workflow-Steuerung ermöglichte das AlgoTool eine fachgebietsgerechte Kennzeichnung der Projekte, die Festlegung der geeigneten Ressourcen, die administrative Steuerung der Projekte sowie verschiedene Datenauswertungen und Kostenanalysen.
2002 begann für Algoritmo srl die Suche nach einem Instrument, das neben der Workflow-Optimierung auch eine strukturierte Qualitätskontrolle ermöglichen sollte. In dieser Zeit entstand die Idee für sogenannte „Warencodes“ zur Kennzeichnung von Projekten und Ressourcen sowie zu Qualitätssteuerungszwecken. Mit Hilfe von AlgoTool konnten die Projektmanager Projekte vor Beginn der Arbeit analysieren, die geeigneten Ressourcen auswählen und den Projektverlauf verfolgen.
AlgoTool wurde über viele Jahre eingesetzt und zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Algoritmo srl. Die wachsende Komplexität der Projekte und der eingesetzten IT-Systeme, die dadurch erschwerte Gestaltung der Workflows sowie die Entstehung neuer Kommunikationsinstrumente führten zur Entwicklung eines neuen Instruments, das ein zeitgerechtes Workflow-Management ermöglichte.
Bei der Entwicklung von KENN-Bee® konzentrierte sich Algoritmo srl vorrangig auf die kritischen Phasen des Dokumentensteuerungsprozesses:
- Koordination zahlreicher Prozessbeteiligten (vom Übersetzer bis zum Layouter) mit zahlreichen Funktionsschnittstellen
- Steuerung der Informationen entlang der Prozesskette
- Steuerung des Informationsaustausches zur Vorbeugung einer Wissens- und Know-how-Dispersion
Nach einer intensiven Analyse der auf dem Markt verfügbaren Tools konnte Algoritmo srl keine „Allheillösung“ finden. So entstand die Idee, die gesuchte Plattform zur transparenten Workflow-Darstellung und -Steuerung sowie zur Unterstützung der Kommunikation unter den Prozessbeteiligten – bei einem optimierten Informationsaustausch und einem optimalen Wissensmanagement – selbst zu entwickeln. Darüber hinaus sollte die neue Plattform bereits bestehende firmeninterne Systeme integrieren sowie einen gemeinsamen Raum schaffen, in dem Informationen rasch erfasst und ausgetauscht werden können. So entstand KENN Bee®.